Prokhas Whistleblowing Form

WHISTLEBLOWING FORM
BORANG PENDEDAHAN SALAHLAKU

DISCLOSURE GUIDE / Panduan Pendedahan

Kindly be informed that the description of your disclosure is very crucial. Please provide as
much of the following information as possible / Adalah dimaklumkan bahawa keterangan
mengenai pendedahan adalah amat penting. Sila kemukakan sebanyak mungkin maklumat
seperti berikut.

Who / Siapa

Who are the subjects responsible for the Improper Conduct of Business? / Siapakah subjek yang bertanggungjawab ke atas Salahlaku tersebut?
If non employees (outsiders) are involved, who are they? / Sekiranya bukan kakitangan (orang luar) yang terlibat, siapakah mereka?
If any businesses are involved, which businesses and who owns them? / Sekiranya terdapat perniagaan yang terlibat, apakah perniagaan tersebut dan siapakah pemilik perniagaan tersebut?"
Who else are involved or knows anything about this Improper Conduct of Business? / Siapakah lagi yang terlibat ataupun mengetahui apa-apa berkenaan Salahlaku ini?

What / Apa

What is the type of Improper Conduct that is to be reported? / Apakah jenis salahlaku yang ingin dilaporkan?

Bribery (Accepting) / Rasuah (Menerima)

Bribery (Giving or Offering) / Rasuah (Memberi / Menawar)

False Claims / Tuntutan Palsu

Abuse of Power / Salah Guna Kuasa

Money Laundering / Pengubahan Wang Haram

Fraud / Penipuan

Breach of Trust / Pecah Amanah

Breach of Code of Ethics or Prokhas Confidentiality Manual / Pelanggaran Kod Etika Perniagaan atau Manual Kerahsiaan Prokhas

Other Criminal Offence such as theft and blackmail - please specify / Kesalahan Jenayah Lain seperti kecurian dan peras ugut - sila nyatakan
Additional information / Maklumat tambahan

What laws or policies make it improper business conduct? / Undang-undang atau polisi yang manakah yang menjadikan ia sebagai Salahlaku?

What documents (evidence) that will verify the improper business conduct? / Adakah dokumen yang dapat disertakan sebagai bukti Salahlaku?

Where / Di Mana

Where did the Improper Conduct occur? (provide specific location where possible) / Di manakah Salahlaku tersebut berlaku? (sila nyatakan lokasi terperinci sekiranya boleh)
If it is outside the office (other location), please specify address (if possible) / Sekiranya berlaku di luar pejabat (lokasi lain), sila nyatakan alamat (jika boleh).

When / Bila

When did this Improper Conduct occur? (provide exact dates/ times where possible) / Bilakah Salahlaku tersebut berlaku? (nyatakan tarikh/ masa yang tepat sekiranya boleh)
Is it an ongoing activity? / Adakah ia aktiviti yang berterusan?
How frequent has it occurred? / Berapa kerapkah aktiviti tersebut telah berlaku?
When did you discover/ become aware of the Improper Conduct? / Bilakah anda mendapat tahu/ menyedari mengenai Salahlaku tersebut?

How / Bagaimana

How did the Improper Conduct occur? / Bagaimanakah Salahlaku tersebut berlaku?
How did the subject carry out the Improper Conduct? / Bagaimanakah subjek melakukan Salahlaku tersebut?
Were there no controls in place? / Adakah tidak terdapat sebarang kawalan?
If there are controls in place, how were they avoided? / Sekiranya terdapat kawalan, bagaimanakah kawalan tersebut berjaya dielak?
Was there collusion with other individuals? / Adakah individu lain yang terlibat dalam Salahlaku tersebut?

A. DETAILS OF PERSON MAKING REPORT

Maklumat Individu Yang Membuat Aduan

You are encouraged to provide contact details to enable us to contact you for further
clarification
Anda digalakkan untuk menyatakan butiran peribadi bagi membolehkan kami menghubungi
anda untuk penjelasan lanjut.

Name
Nama

Division / Department
Bahagian / Jabatan

Position
Jawatan

Contact No
Nombor Telefon

Office
Pejabat

Mobile
Bimbit

E-mail
Alamat E-mel

B. DETAILS OF SUBJECT

Maklumat Kakitangan Yang Diadukan

Name
Nama

Division / Department
Bahagian / Jabatan

Position
Jawatan

Contact No
Nombor Telefon

C. DETAILS OF WITNESS, IF ANY (Witness Who Can Confirm The Allegation)

Maklumat Saksi, Jika Ada (Saksi Yang Boleh Mengesahkan Dakwaan)

Name
Nama

Division / Department
Bahagian / Jabatan

Position
Jawatan

Contact No
Nombor Telefon

D. DETAILS OF DISCLOSURE TO BE ESCALATED

Maklumat Salahlaku Yang Ingin Didedahkan

Please describe your concern by detailing who, what (including laws or policies which makes it Improper Conduct), when, where and how. Provide supporting documents as evidence. You may refer to the Disclosure Guide for guidance.
Sila nyatakan maklumat secara terperinci dengan menyatakan siapa termasuk semua yang terlibat, apa (termasuk undang-undang atau polisi yang menjadikannya sebagai Salahlaku), bila, di mana dan bagaimana. Sertakan dokumen sokongan sebagai bukti. Anda boleh merujuk kepada Panduan Perdedahan.

Who
Siapa

What
Apa

Other Information
Maklumat Lain

Where
Di Mana

When
Bila

How
Bagaimana

Additional Details
Maklumat Tambahan

E. ATTACHMENT

Lampiran

File 1
Dokumen 1

File 2
Dokumen 2

File 3
Dokumen 3

Only doc, pdf, jpg and jpeg format attachment will be accepted. Hanya lampiran berformat doc, pdf, jpg dan jpeg akan diterima.

I hereby declare that all information given are made in good faith, voluntarily, and are true to the best of my knowledge.

I Agree

Please insert the number displayed:
Sila masukkan nombor yang tertera:

WHISTLEBLOWING FORM BORANG PENDEDAHAN SALAHLAKU

DISCLOSURE GUIDE / Panduan Pendedahan

Kindly be informed that the description of your disclosure is very crucial. Please provide asmuch of the following information as possible / Adalah dimaklumkan bahawa keteranganmengenai pendedahan adalah amat penting. Sila kemukakan sebanyak mungkin maklumatseperti berikut.

A. DETAILS OF PERSON MAKING REPORT

Maklumat Individu Yang Membuat Aduan

You are encouraged to provide contact details to enable us to contact you for furtherclarificationAnda digalakkan untuk menyatakan butiran peribadi bagi membolehkan kami menghubungianda untuk penjelasan lanjut.

Anda digalakkan untuk menyatakan butiran peribadi bagi membolehkan kami menghubungianda untuk penjelasan lanjut.

B. DETAILS OF SUBJECT

Maklumat Kakitangan Yang Diadukan

C. DETAILS OF WITNESS, IF ANY (Witness Who Can Confirm The Allegation)

Maklumat Saksi, Jika Ada (Saksi Yang Boleh Mengesahkan Dakwaan)

D. DETAILS OF DISCLOSURE TO BE ESCALATED

Maklumat Salahlaku Yang Ingin Didedahkan

E. ATTACHMENT

Lampiran

WHISTLEBLOWING FORM
BORANG PENDEDAHAN SALAHLAKU

Kindly be informed that the description of your disclosure is very crucial. Please provide as
much of the following information as possible / Adalah dimaklumkan bahawa keterangan
mengenai pendedahan adalah amat penting. Sila kemukakan sebanyak mungkin maklumat
seperti berikut.

You are encouraged to provide contact details to enable us to contact you for further
clarification
Anda digalakkan untuk menyatakan butiran peribadi bagi membolehkan kami menghubungi
anda untuk penjelasan lanjut.

Anda digalakkan untuk menyatakan butiran peribadi bagi membolehkan kami menghubungi
anda untuk penjelasan lanjut.